提高工作生产力的10种方法

1、管理你的精力，而不仅仅是你的时间

“在工作或集中注意力的能力上，人们会经历高潮和低谷。”工作场所生产力教练和演讲者Dr. Melissa Gratias解释说，“这些对焦点和动机的起伏是由人的生物钟驱动的自然现象。”

你无法与自然规律竞争。因此，比起增加咖啡因摄入，更聪明的做法是认真观察你何时感觉最为充满活力。为了更好地识别这些高潮时段，你应该至少记录一到两周的日记（单日数据可能无法识别出明确的趋势），并记录下你的感受。这样做可以帮助你更容易地找到你的生物钟高峰时段，也就是你最能够高效工作的时间。

有了这些数据，你可以更有策略地分配你的工作任务。在你的高效时间段，你可以计划进行更深入、复杂或需要创意的工作（你甚至可以在日程上专门预留这段时间），而在你感觉稍微有些疲惫的时候，则可以留下一些简单的任务来完成。

2、创建一个更好的待办事项清单

Dr. Gratias提醒我们“应该避免在一天开始时为自己制定一个难以完成的目标。” 她认为，如果我们列了一个包含25项任务的待办事项清单，那么到一天结束时，我们很可能会对自己的进展感到失望。

我们应该减少待办事项，并专注于当天真正重要的任务，选择当天最想完成的五到九项任务。这与一个心理学原则——“7±2 法则”——是一致的。

还有一些人采用类似的1-3-5原则来制定待办事项清单，这意味着他们选择那天要完成的一个主要任务，三个中等重要性的任务，以及五个较小的任务。

对于那些难以确定哪些任务应当优先处理的人，可以使用艾森豪威尔矩阵（有时也被称为优先级矩阵）来分类任务。通过这种方式，他们可以确定哪些任务最为重要，哪些可以被分配给他人，以及哪些任务可以从待办事项清单中完全移除。

3、屏蔽干扰

Dr. Gratias指出，“干扰和中断对工作效率是非常大的障碍。” 她进一步解释，这些干扰主要可以分为两大类：
1. 自我施加的干扰：这是我们可以控制的干扰，例如我们的电子设备发出的通知。由于我们可以管理这些通知，我们有能力关闭它们。
2. 环境施加的干扰：这是我们难以控制的干扰，例如同事走到我们的工作区。

重要的是，这些中断不仅仅浪费了我们的时间，还使我们分心。此外，研究表明，每次被打断后，人们可能需要超过23分钟的时间重新集中精力。尽管Dr.Gratias提醒我们永远无法完全消除这些干扰，但我们可以采取一些措施来减少它们的影响，例如：
· 关闭电子邮件提醒或设置自动回复。
· 将手机和即时消息应用设置为“勿扰”模式。
· 使用网页浏览器的插件，如Stay Focusd，来阻止访问会浪费时间的网站。
· 佩戴耳机来隔绝外部的噪音和干扰。

4、一次只关注一件事

实际上，研究证明，人类大脑并不能真正同时处理多个任务。你可能认为自己在同时做多件事，但实际上你只是在不同的任务之间快速切换，这种行为被称为“任务切换”或“上下文切换”。简而言之，这实际上是一种自我干扰的方式，而你现在已经知道，这样的自我施加的干扰会降低你的工作效率。

为了帮助大脑真正集中注意力，你可以试着大声地对自己说出要做的事情，例如：“我要完成这个幻灯片。”这种方法被称为“外部自我谈话”，已有大量研究表明，它真的可以有效地改变一个人的行为方式。

5、批量处理任务

尽管你可能正在努力一次只做一件事，但如果你不断地在不同类型的工作之间快速切换（比如，你回复一封邮件，接着更新一个报告，然后开始做你的幻灯片，之后再回复另一封邮件），这可能会导致你感到疲劳和不堪重负。这是因为大脑处理不同任务所使用的部分是有区别的。因此，频繁地在任务之间切换，而不采取一种系统化的方法，可能会对大脑造成不必要的压力。

为了避免这种情况，你可以尝试“批量处理”你的任务，也就是将相似的任务分组在一起，然后连续处理它们。例如，你可以设定某个时间段专门回复邮件，如上午9点到10点这一小时只处理电子邮件。

尽管有时你可能仍然需要在预定的时间段之外处理某些任务，但将相关的任务组合在一起处理可以为你的大脑提供必要的休息，提高工作效率。

6、优先考虑健康习惯

影响你生产力的不仅仅是你在工作日中做的事情 – 工作之外的事情也很重要。虽然保持健康的生活习惯听起来很简单，但实际执行可能会有些困难。然而，即使是很小的健康习惯的改变，也能对你的能量、注意力和整体情绪产生积极的影响。为了促进这种健康的生活方式，这里有一些建议：
1) 在早上喝咖啡之前，先确保你喝了一整杯水。
2) 每个小时为自己设定一个提醒，提醒自己从桌子前站起来，稍微伸展一下。
3) 调整你的作息时间，确保你能得到足够的睡眠，即使只是提前半小时上床也会有所帮助。

7、休息一下（或多次）

有一个普遍的误解，那就是人们认为在办公桌前坐得时间越长，能完成的工作就越多。然而，实际研究证明，定期地休息反而可以提高工作效率和生产力。对于那些容易全神贯注于工作并且忘记暂停休息的人，可以使用像“番茄工作法”这样的时间管理技巧，确保他们在连续工作25分钟后能够休息5分钟。想要在短时间内尽量提高效率和精力吗？那么最好走到室外，呼吸一下新鲜的空气。有研究证明，与自然环境的互动可以帮助缓解人们的精神疲劳。

8、优化你的工作空间

许多人因为疫情开始在家工作，大家都深有体会，一个不太理想的工作环境是如何影响工作效率的。因此，精心布置和优化一个可以帮助你更集中精力并保持工作动力的工作空间是非常有意义的。具体的优化方式因人而异，但以下是一些常见的建议：
· 投资购买一些符合人体工学的办公家具或配件，例如舒适的椅子、坐垫或者手腕支撑垫，这样可以帮助支撑你的身体，提高工作舒适度。
· 将办公桌放在窗户旁边，因为自然光线可以提升你的工作效率和心情。
· 在工作空间放置一些植物。研究发现，有植物陪伴的工作环境中，人们在计算机上的反应速度可以提高12%。
· 还有一些其他的方法，如使用密码管理工具、创建常用模板和采用集中的项目管理平台，都可以帮助你更快地找到所需的资料或工具，从而让你有更多的时间来专心做实际的工作。

9、改变你的环境

你所处的环境对你的注意力和效率有着很大的影响，所以每隔一段时间对其进行一些改变会是个好策略。你可以尝试离开你的办公桌，坐在沙发上回复邮件。或者你可以带着笔记本电脑到阳台工作。甚至，你可以选择在你喜欢的咖啡店工作几个小时。

这种改变不仅为你提供了一次小小的休息机会（因为你需要暂停手头的工作并改变地点），而且也能帮助你重新集中注意力。当你的大脑面对新的和刺激的环境时，它会对这种新奇感到兴奋并释放多巴胺。多巴胺不只是让你感到快乐的脑部化学物质，它同时也是一个很有力的激励因素。

10、放下完美主义

Dr. Gratias指出，她认为最大的生产力障碍之一就是「完美主义」。这种追求完美的心态不仅让人们因为怕不能做得完美而不敢开始工作，而且还导致人们不断地修修改改，永远不觉得工作已经完成，因为他们觉得“只要不完美，就需要继续努力”。尽管追求完美是值得钦佩的，但这种心态可能会严重影响你的工作进度和效率。

那么如何摆脱过分追求完美的心态，并更加关注工作的进展而不是完美？当你有一个任务或项目要做时，为自己设定一个具体的时间限制，例如15分钟或1小时，决定你要在这段时间内专注于该任务。当时间到了，无论你完成了多少，就认为这个任务在当前这个阶段是完成的。

这种方法不仅给你带来了一种紧迫感，鼓励你开始行动，而且也可以减轻一些压力。因为你会更关心在给定的时间内你能完成多少工作，而不是不断地工作直到任务完美无瑕。

(来源：华人资讯网)