工作多到要爆炸？八招化解！

会议开不完，报告写不完，专案做不完，这是你的职场写照吗？小心工作量超出负荷，让你做事没效率，加班也救不了。利用八个方法，打破被工作淹没的困境。

工作到一半，老板走过来交办新的差事；办公室里，每隔十分钟就有人问你问题，让你无法专心做事；你的手机整天响个不停；一堆电子邮件等着你回复。哦，还有那些开不完的会议、写不完的报告、谈不完的客户专案……。

在这个强调团队、创新和速度的时代，愈来愈多主管和知识工作者抱怨他们的工作爆量。维吉尼亚大学管理学教授克罗斯估计，他们必须花八、九成以上的时间开会、讲电话、回电子邮件，剩下的时间根本不够做事。「我问自己：你到底在干嘛？这太疯狂了，」一家跨国公司主管告诉《华尔街日报》，他当空中飞人到处开会，周末也不得闲，忙到精疲力竭。真想大喊，「够了没！」「我做太多工作，永远在逼自己多做一点，永远在处理回不完的电邮。我试着掌控生活，但失败了，」一家数位行销公司的主管透露，有时他真想高举双手大喊，「够了没！」

不管我们怎么做，一天的事永远做不完，往往逼得我们只能先处理手边最紧急、而非最重要的那些事。更糟糕的是，因为工作量超过负荷，我们变得没有效率，即使加班也没用。研究显示，人一天只要工作超过八小时，生产力与认知表现就会下降。也就是说，我们工作的第九、第十、第十一个小时，完成的工作量会一直递减。

如何打破这种困境？专家建议，先从保持正面心态做起，利用下面几个方法，战胜工作爆量。一、花几分钟做正念练习：在新书《好日子革新手册》中，管理顾问韦伯（Caroline Webb）建议，下次当你觉得工作过量，压力太大时，可以用这个方法，让头脑清醒起来，重新获得专心的机会。停下手边的事，花五分钟时间把意念专注在呼吸上。最简单的一招，是「三秒呼吸法」：全身放松，闭上眼睛，用三秒钟吸气，三秒钟呼气，然后闭气三秒，轮流练习。慢慢的，你会感觉大脑不再一团乱。

二、最重要的事先做：做完深呼吸，脑袋清醒后，帮自己订出一张有焦点、做得到的待办清单（别去管其他事情了，等你把最重要的事情做完再说）。检查这张清单，问你自己：眼前最重要的事是什么？今天一定要做完的事是什么？今天不做的话，后果最严重的事是什么？接着，从最难的任务开始做。「因为我们都不想碰那些最困难的工作，所以常常先做最简单的事，」芝加哥企管顾问布鲁萨德指出，「但最棘手的事情，才是我们需要先做的。」通常，我们对棘手的事情不知所措，是因为不晓得要从哪里着手。所以，让最困难的事情变得不那么难做，可以用「切香肠法」，把它分成几个部份。韦伯也建议，不知如何下手，就问一个简单问题：「最重要的那件事，今天就能先做的小小第一步是什么？」

三、砍掉非必要的会议和专案：你的工作清单上，真的每件事都非得做，每个会议都得参加？也许有些案子没那么重要，或者太旧，已不再有时效性。不妨把所有的专案按照重要性的高低，从一级到五级做出评等，把列入最不重要的第五级专案暂时砍掉，尽量把主力放在第一和第二级的案子上。如果你是主管，许多会议非开不可，那就尽量缩短开会时间，提高开会效率，不必要的会议干脆取消。即使你不是召开会议的主管，也可以想办法减少开会，例如，为自己订出每周用来开会的「时间预算」，再来决定如何运用这些时间，参加最重要、相关且有生产力的会议。

四、做不完，就放手给别人做吧：很多人明明自己忙不过来，却仍不懂得要授权，请别人帮忙，因为他们不放心，认为别人的经验不够、能力不如自己，或是自己来做比较快。「这会让我们付出很大的代价，」韦伯警告，「不愿把别人做得还可以的工作分出去，结果就是真正重要、只有我们能做的事，进度被拖累。」所以，别再事必躬亲，什么事都自己做。英国职场专家拉迪梅吉建议，只要对方能够做到你的七成水准，你就可以「外包」了。对方接下工作，边做边学，将会逐渐上手。

五、有技巧地向上司求助：如何寻求协助，又不会让自己显得无能或不适当？千万不要一味发牢骚。「不要一进去就说，我要做的事情太多了，因为你的上司自己也有太多事情要做，」布鲁萨德提醒。比较有建设性的方法，是告诉上司，你最近接下了比较多的任务，很想好好做，但也很需要上司协助，帮你判断哪些事情需要先做，哪些事情可以等一等。去找上司时，务必要有几个可行的解决方案。例如，「我可以做A和B这两件事，但实在无法兼顾C。如果C很重要，那我想把A先拿掉。再不行，还有另一个方法，是由珍妮来做C，我可以从旁协助她。」记得，把你们的讨论集中在怎样「让你把工作做得更好」上面。

六、学会说「不」：工作爆量最常见的原因，就是你接下了太多的任务。也许你觉得拒绝别人的请求很难，但有时，你就是得开口说不。回绝他人时，不必显得粗鲁或咄咄逼人，但是要态度坚定，向对方解释你现在已经满档，实在没有时间再答应新的任务。比较间接的回绝法，是让对方知道，想找你还有得等，「这件事我可以做，但必须等我把手上几个案子做完，才有时间接手。」

七、聪明工作：韦伯提供了几个善用时间，增加生产力的方法。 ․事先决定好，每天的琐事该如何处理：是否有一些事（吃什么东西、穿什么衣服等），每天都能在相同时间、用相同方式去做？把不是那么重要的日常决定「自动化」解决，脑子就有空思考真正重要的事情。 ․一次做一件事就好：我们常以为同时做很多事情，就能在一天之中塞进更多工作。但研究早已证明，多工作业（multi-tasking）只会降低生产力，不仅拖累速度，还很容易忙中有错。「单工」就好，不必多工，一次只做一件事，专注会让生产力更高。

八、给自己中场休息时间：休息不是浪费时间，而是明智之举。如果我们在忙碌的一天中，花点时间充电与反省，给自己一点喘息空间，不要一件事做完，立刻做下一件，就会有更多脑力可用。善用上面这八个方法，减轻负荷，你将觉得工作过量的压力不再那么大，职场工作与个人生活之间，也不会再那么失衡。