一开始就先讲最想说的内容
「所以结论是什么?」「你到底想说什么啊?」是否大家都曾经有过明明已经尽力解释清楚,一讲完话却被这样问的经验?或者是自己曾经在别人拚命解释的时候,心里浮现这样的想法。
大部分的人叙事时普遍不擅长先说结论,这很可能跟东方的语言文化有关。讲英文时会先说「YES」或「NO」,也就是先讲明确的结论,再叙述原因及细节。相对来说,我们时常得先讲完原因和细节,才会说出结论。例如「我喜欢甜食,甜食里面又最喜欢羊羹」,或是「我喜欢甜食,但如果是羊羹就觉得还好」。像这样,如果没有听到最后,就无法判断对方想表达的重点是什么。
谈话时很重要的一点,就是提醒自己要先讲结论。在结论不明的状况下,只是想到什么就说什么,会让对方猜不透你想讲什么。先讲出结论,就可以让对方仔细听你说,了解你为什么会这样想。
不重要的资讯会扰乱观众
主播和田敏行说:「在说明或简报时,很多人会从开场白开始。」经常看到用以下的话开场的人,「这个企画是我个人的处女作」「我对这样的场合有些陌生」,但这些对听众而言一点都不重要。
如果一个菜鸟主播在播报新闻时开头说:「这是我第一次播报,如果有不流畅的地方请多包涵。」其实很怪吧。或许对说话的人而言,开场白可以帮助自己进入状况,但这些内容并没有听众需要的资讯,传递资讯时应以听众的需求为准。
例如,想要告诉大众灾害发生时的各项资讯。「二○○四年在日本各地出现的风灾、水患中有许多年长者牺牲,为了记取这个教训,将针对年长者、身心障碍者等需要花费较多时间前往避难的灾害弱势族群,提出避难劝导、避难指示等各类避难准备资讯,让民众展开避难行动,前往各个避难场所。」
如果像上面这样的报导,会让人心生疑问:「所以究竟想说什么?」好像没有特别问清楚,就不清楚对方想表达什么。这个例子是从背景、原因开始介绍,也就是从铺陈开始。如果开场白犯的错是离题,这个例子犯的错就是「铺陈过于详尽」。日本人在说话时,常常要先经过铺陈,才知道该怎么说出结论。
如果是阅读文章,看起来或许觉得很清晰详尽,但一段话中夹杂了「灾害弱势族群」「避难劝导」「避难指示」「避难场所」「避难行动」等专业用语,最后才讲出重点,也就是「避难准备资讯」。换句话说,听众屏气凝神倾听,到精疲力竭之际才出现最重要的关键字。这样的状况下,只听一次很难立刻理解。
很多人为了能够正确传达资讯,习惯先交代来龙去脉才进入主题。但把重要的内容放在最后,反而让人搞不清楚究竟重点是什么。因此最好一开始就表明主旨。将上面提到的避难资讯报导重新整理,会变成以下的样子。
一开始就先提出重点。「今天的目的是要说明灾害时针对居民发布的各项资讯之中,有关避难准备资讯的部分。」接下来则是大致的内容架构。「避难准备资讯,是针对需要花费较多时间移动到避难场所的民众,像是年长者,或是身心障碍者,在展开避难阶段时提供的资讯。」
之后加上补充说明。「此外,如果面临更危险的状况,就要下达避难劝导或是避难指示,帮助更多居民加入避难行动。顺带一提,这些避难准备资讯的建立,有赖于过去风灾水患之中多数年长者牺牲之下所得到的教训。」在一开头就清楚表明要传达的主旨,把重点简短扼要的说出来。避免在讲重点前先介绍来龙去脉,就能让事情表达得更明确清晰。